Sözleşme Yönetimi

Sözleşme Yönetimi

Kurum / kuruluş içerisindeki tüm sözleşmelerin depolama ve takibini yapmak adına geliştirilmiş bir sözleşme yönetimi uygulamasıdır.
Geliştirilen uygulama sayesinde farklı türdeki sözleşmeler sistem üzerinde depolanarak istenildiği zaman kolaylıkla ulaşılabilir olmakla birlikte sistem üzerindeki gelişmiş hatırlatma özelliği sayesinde periyotlar dahilinde hatırlatmalar yapabilmekte, takip sistemi sayesinde de sözleşmelerin yenileme süreleri geldiğinde yenileme aksiyonlarına olanak sağlamaktadır. Böylelikle sistem, son kullanıcılar yerine sözleşme takibini kendisi yaparak sözleşmelerin yenilenme zamanlarında herhangi bir hata veya gecikme söz konusu olmadan kullanıcılara hatırlatmalar yapıp otomatik yenileme formları göndererek ortaya çıkabilecek zararları en aza indirgemektedir.

Uygulama, çalışma yöntemi olarak üç farklı işlem seçeneği sunmaktadır.
1. Yeni Evrak: Sistem üzerine yeni evrak yükleme işlemlerinin yapılabileceği seçenektir.
2. Evrak Güncelleme: Daha öncesinde sisteme yüklenmiş evraklar üzerinde güncelleme işlemlerinin yapılabilmesine olanak sağlayan seçenektir. 3. Var Olan Sözleşme: Sözleşmenin yeni bir sözleşme olmaması ve evrağın yalnızca sistem üzerinde depolanmasının talep edildiği durumlarda bu seçenek üzerinden ilerlenmektedir.

Proje kapsam olarak aşağıdaki bileşenleri içermektedir.
• Sözleşme Kayıt / Güncelleme: Yukarıda bahsedilen seçeneklerin seçiminin yapılacağı ekranın açılmasını ve seçilen seçeneğe göre ilerlemeyi sağlayan kısımdır.
• Parametreler: Uygulamanın esnek bir yapıda yönetilebilmesi için çeşitli tanımlamaların yapılabilmesine olanak sağlayan kısımdır. Bu kısımda aşağıdaki tanımlamalar yapılabilmektedir.
o Doküman Tipleri: Sistem üzerine depolanacak olan sözleşmelerin doküman tiplerinin tanımlandığı kısımdır.
o Gizlilik Düzeyleri: Sözleşmeleri sistem üzerine depolarken form üzerinde gizlilik düzeylerinin seçilmesi ve bu gizlilik düzeylerine göre yetkilendirilmesi için gizlilik düzeylerinin tanımlandığı kısımdır.
o İptal Nedenleri: Sözleşmelerin iptal edilme durumlarında form üzerinde seçilebilecek olan iptal nedenlerinin tanımlandığı kısımdır.
o Taraf Türü: Sözleşmelerin kaydı sırasında form üzerinde seçilebilecek taraf türlerinin tanımlandığı kısımdır.
o Ödeme Şekli: Sözleşmelerin kaydı sırasında form üzerinde seçilebilecek sözleşmelere ait ödeme şekillerinin tanımlandığı kısımdır.
o Kullanıcıya Göre Gizlilik Seviyesi: Sözleşmelerin sistem üzerinde depolanması sonrasında görüntüleyebilecek kullanıcıların ve bu kullanıcılara ait gizlilik seviyelerinin tanımlandığı kısımdır.
o Kullanıcı Bazında Limit: Kullanıcı bazında sözleşme limitlerinin tanımlandığı kısımdır. Bu limitlerden hareketle kullanıcıların kaydetmiş olduğu sözleşmeler yönetici onay adımından ilerlemektedir.

Yukarıdaki kısımlarda yapılan tanımlamalar hem İngilizce hem de Türkçe olarak yapılmaktadır. Uygulama özelinde çoklu dil özelliği aktif olup Türkçe ve İngilizce dil seçenekleri ile çalışabilmektedir.

• Raporlar:
o Yüklenen Evraklar: Sistem yüklenen tüm sözleşmelerin listeleneceği ve takibinin yapılabileceği rapordur.
o Silinen Evraklar: Sistem üzerinden silinmiş tüm evrakların listeleneceği ve takibinin yapılabileceği rapordur.