Kurumsal İletişim Yönetim Sistemi

Kurumsal İletişim Yönetim Sistemi

• Sözleşme yönetimi
• Sözleşme hazırlama
• Gelen Evrak
• Giden Evrak
• Yönetim kurulu toplantı gündemi hazırlama
• Yönetim kurulu kararları takip

Sözleşme yönetimi
Bu süreç sayesinde farklı türdeki sözleşmeler sistem üzerinde depolanarak istenildiği zaman kolaylıkla ulaşılabilir olmakla birlikte sistem üzerindeki gelişmiş hatırlatma özelliği sayesinde periyotlar dahilinde hatırlatmalar yapabilmekte, takip sistemi sayesinde de sözleşmelerin yenileme süreleri geldiğinde yenileme aksiyonlarına olanak sağlamaktadır.

Sözleşme hazırlama
Kurum / kuruluş içerisinde hazırlanacak her türde sözleşmenin görüş ve onay alınarak hazırlanma sürecinin ilerletilmesi ve takibi adına geliştirilmiş bir süreçtir. Bu süreç sayesinde, görüş istenen kullanıcılar tarafından yapılan herhangi bir revize talebi sonrasında ilgili sözleşmenin revizyon numarası atlatılarak hazırlanmasına olanak tanır.

Gelen Evrak
Kurumun fiziksel ya da elektronik ortamlarına (posta, kargo elden teslim, e-posta, KEP vb.) ulaşan tüm evraklar, merkezi bir sistemde kayıt altına alınır. Bu süreç sayesinde evrakların tek bir noktadan takip edilmesi, ilgili birim veya kişilere hızlıca yönlendirilmesi ve erişim sağlanması mümkün hale gelir. Bu sayede, hata riskleri en aza indirgenirken, kurum genelinde süreçlerin daha verimli ve şeffaf bir şekilde yürütülmesi sağlanır.

Giden Evrak
Kurumdan gönderilecek evraklar, ilgili personel tarafında hazırlanarak elektronik ortamda sisteme kaydedilir ve belirlenen iş akışlarına göre kontrol ve onay süreçlerinden geçer. Bu süreç sayesinde, giden evrakların içerik doğruluğu garanti altına alınır ve hatalı gönderimlerin önüne geçilir. Böylece kurumun dış iletişim süreçlerini iyileştirerek, güvenilir ve profesyonel bir işleyiş sunar.

Yönetim kurulu toplantı gündemi hazırlama
Kurum / kuruluş içerisinde ayda en az 1 kez yapılan yönetim kurulu toplantılarında ele alınacak konuları belirlemek adına geliştirilmiş bir süreçtir. Bu süreç sayesinde toplantılarda konuşulacak konular önceden belirlenir ve toplantılarda ele alınır. Gerektiğinde konuların raporlamaları yapılabilir.

Yönetim kurulu kararları takip
Yönetim kurulu toplantılarından sonra görüşülen konular ile ilgili verilen kararların kaydı ve takibi için geliştirilmiş bir süreçtir. Bu süreç sayesinde toplantılarda karar verilen sonuçlar dijital ortamda kayıt altına alınmış olup gerektiğinde detaylı olarak raporlanabilir.

Hızlı ve Kolay Erişim: Dijitalleştirme, tüm evraklara anında erişim sağlar. Gelen ve giden evraklar kolayca kategorize edilip arşivlendiği için ihtiyaç duyulan bilgilere hızla ulaşılır.

Manuel İşlemlerin Azaltılması: Evrak giriş-çıkış işlemleri otomatik hale getirilerek çalışanların bu süreçlere harcadığı zaman ve efor minimuma indirilir.

Hata Oranını Düşürme: Evrak giriş-çıkışında oluşabilecek manuel hatalar dijital sistemler sayesinde büyük ölçüde önlenir. Yanlış adresleme veya eksik bilgi gibi sorunlar azalır.

Şeffaflık ve İzlenebilirlik: Dijital sistemler, evrakların hangi aşamada olduğunu ve kim tarafından işlendiğini gerçek zamanlı olarak takip etmeyi sağlar. Bu da süreçlerin şeffaflığını artırır.

Daha Hızlı Onay Süreçleri: Dijital gelen-giden evrak sistemleri, onay süreçlerini hızlandırır. İlgili kişiler, sistem üzerinden evrakları kolayca inceleyip onaylayabilir.

Uzaktan İşlemlere Uyum: Evrak süreçlerinin dijitalleştirilmesi, uzaktan çalışmayı destekler. Çalışanlar, herhangi bir yerden evraklara erişebilir ve işlemleri tamamlayabilir.

Yasal Uyumun Kolaylaştırılması: Dijital sistemler, yasal gerekliliklere uygun şekilde belgeleri kaydetmeyi ve arşivlemeyi kolaylaştırır. Böylece yasal denetimlere hazır bir yapı oluşturulur.

Sürüm Kontrolü: Dijital sistemler, sözleşmelerin farklı versiyonlarını kaydederek değişikliklerin izlenmesini ve geçmiş sürümlere kolayca ulaşılmasını sağlar.

Hukuki Uyumluluk: Dijital sistemler, yasal gerekliliklere uygun olarak sözleşme saklama ve yönetim prosedürlerini standart hale getirir, böylece denetimlere hazır bir yapı oluşturur.

Risk Yönetimi: Sözleşme şartlarını takip ederek olası ihlalleri veya uyuşmazlıkları önceden tespit eder ve proaktif müdahaleye olanak tanır. Bu avantajlar, gelen ve giden evrak süreçlerini daha verimli, güvenli ve çevik bir şekilde yönetmeyi mümkün kılar. Şirketler bu sayede hem operasyonel yüklerini azaltır hem de modern iş gerekliliklerine uyum sağlar.