Günümüzde kurumlara gelen faturaların hemen hemen tamamı e-Fatura veya e-Arşiv fatura olarak gelmektedir. Faturaların kamu tarafından belirlenmiş standart formatta olması inceleme ve işlem yapma olanağını, RPA kullanma imkanını artırmakta, doğru entegrasyon olanağı sağlayarak muhasebenin iş ve işlemlerini kolaylaştırmaktadır.
Kurumsal Hafızanın oluşturulmasını sağlar
Gelen faturalar kayıt altına alınarak ilgili fatura için yapılan iş ve işlemlerde kaydedileceği için kurumsal hafıza oluşacak ve analiz ve raporlamalar kolaylıkla yapılabileceği gibi gerekli tasnif ve kontroldan geçtikten sonra iade ve kabul işlemleri ve muhasebe entegrasyonu sağlanabilmektedir.
Zaman ve mekandan bağımsız erişim imkanı
Yazılımın zaman ve mekandan bağımsız yetki dahilinde bilgi ve belgeye erişim imkanı ile Kontrol ve onay/red işlemleri her ortamda yapılabileceği için iş ve işlemler hız kazanacaktır. Yasal süresi içinde kabul edilmeyen faturaların red edilmesi ile gereksiz muhasebe işlemlerinin de önüne geçilecektir.
ERP ile entegrasyon
Gelen faturalar büyük ölçüde siparişe veya sözleşmeye bağlı alımlar ile ilgilidir. Fatura onayı aşamasında ilgili sipariş ve sözleşme kontrolları ile fatura kabul ve red işlemleri daha kolay ve doğru şekilde yapılabilmektedir.
Kabul edilen faturalar için önceden tanımlanmış entegrasyon kurallarına göre muhasebe açısından gerekli entegrasyonları da sağlanmakta, muhasebe fişleri oluşturulmaktadır.
Aktivite Yönetimi
Fatura onay süreci belirlenen kurallar, yetki seviyeleri ve iş akışı ile yönetilerek onay süreci gereksiz onaylar ortadan kaldırılarak hızlandırılmakta ve zaman kaybı önlenmektedir. Onay işlemleri iş süreçleri ile yönetileceği için bekleme noktalarına ve üst pozisyonlara belirlenecek onay sürelerinin aşılması halinde gönderilecek uyarı raporları ile gecikmelerin önüne geçilebilir.
Raporlama imkanı
Faturalar ile ilgili raporlama imkanları Tedarikçi, İlgili birim-bölüm-şube, emtia/hizmet, v.s. kriterlere ve dönemlere ait rapor ve analizler alınabilmektedir.
