Bir kurumda yapılmakta olan tüm işlemler kurum içi ve dışından gelen talep sonucu başlar. Kurumun genel bir hafızası olabilmesi için gerçek (posta, kargo, elden, v.b.) veya sayısal ortamda (e-posta, KEP) kuruma gelen bu taleplerle ilgili doküman ve belgelerin merkezi olarak kayıt altına alınarak saklanması gerekmektedir.
Gelen Evrak-Bilgi ile birlikte Kurum personeli tarafından kurum içinde gerçekleştirilen faaliyetlerin tanımlanmış iş akışı içinde gerçekleştirilmesi ve sonucunda oluşan bilgi ve belgelerin onay sürecine bağlı olarak kaydeilmesi, ilgili kuruma gerçek veya sanal ortamda iletilmesi, izlenmesi ve raporlanması, bilgi ve belgelerin elektronik ortamda kaydedilerek kurumsallaştırılmaktadır. Elektronik ortamda oluşturulmuş olan bilgi ve belgelere yetkilendirme dahilinde belirlenmiş arama yöntemleri ile hızla erişmek mümkündür. Elektronik ortamda erişim bilginin son ve önceki hallerine erişim sağladığı için hatalı versiyonla çalışma riskini ortadan kaldırı.
Belge ve Bilgi Yönetim Süreçlerinin Getirmiş olduğu Faydalar:
Çoklu Şirkete göre işlem yapma imkânı bulunmaktadır.
Kişilere/Pozisyonlara göre formlarda bulunan alanlara yetkilendirme imkânı bulunmaktadır.
Kişilere/Pozisyonlara göre farklı rapor görüntüleme seçenekleri bulunmaktadır.
Gelen Evrağa bağlı olarak akışı farklı kişilere görev atayabilme veya bilgilendirme imkânı bulunmaktadır.
Gelen-Giden Evrakların Merkezi olarak saklanması ile kurum içi ortak hafıza oluşturulmuş olur.
Gelen-Giden Evraklar ile ilgili olarak arşiv incelemeleri ve geri dönüşleri kısalır.
Gelen Evraklarla ilgili olarak bilgilendirme ve dağıtım işlemleri sistem üzerinden yapıldığı için atlama ve arada gerçekleşebilecek kayıplar önlenir.
Gelen Evrağa bağlı olarak görev atamaları yapılarak ilgili eBA akışları tetiklenerek atanan görevler takip edilebileceği gibi harici sistemlerle de tetiklemelerle ilgili olarak entegrasyon işlemleri gerçekleştirilebilir.
Atanan görevler ile ilgili olarak takip ve incelemeler sistem üzerinden canllı veriler ile takip edilebilir.
Gelen – Giden Evrak entegrasyonu ve diğer akışlarla entegrasyon ile bir işin başlangıcından bitişine kadar geçen işlemler zinciri takip edilebilecektir.
eBA Doküman Yönetimi bulunması halinde evrağın doküman yönetimine türe göre standart kılasörlere veya arşiv sorumlusuna seçim yaptırılarak aktarılması imkanı bulunmaktadır.
Doküman Yönetim Sistemi bulunmaması halinde eBA İş Akış Yönetimi dahilinde veya eBA İş Akışının kurulu olduğu sunucu üzerinde ağ bağlantısı üzerinden paylaşılabilecek bir kılasör oluşturularak bu kılasöre aktarılması sağlanabilir.
